Tankstellennetze erzeugen täglich große Mengen an Verkaufs-, Bestands-, Zahlungs- und Bewegungsdaten. Die Erfassung an Kasse, Zapfsäule und Tank ist dabei nur der Anfang: Für eine durchgängige Digitalisierung müssen die Informationen auch in Bestandsführung, Abrechnung und Finanzbuchhaltung konsistent weiterlaufen.
Eine Bruchstelle liegt häufig zwischen den Stationsdaten und dem kaufmännischen Beleg. Zwar erreichen die Daten die Zentrale automatisch, werden dort aber teils in getrennten Systemen, Tabellen oder Eigenentwicklungen weiterverarbeitet. Fehlen POS-, Peilstands- oder Kartendaten, fallen Unstimmigkeiten mitunter erst bei der Händlerabrechnung oder zum Monatsende auf.
Lösung verbindet Stationsdaten mit Prozessen
„Man kann an der Station hervorragende Technik einsetzen und trotzdem ein langsames Backoffice haben“, sagt Andre Holz, Product Management „SAP S/4HANA RFNO“ bei „Implico“. Das Unternehmen hat die Lösung „SAP S/4HANA Retail Fuel Network Operations“ entwickelt, die Stationsdaten mit Bestands- und Abrechnungsprozessen in „SAP S/4HANA“ verbindet. Verkäufe und Lieferungen werden zu Bestandsbewegungen; aus Abrechnungsergebnissen entstehen unter anderem Rechnungen, Gutschriften und Händlerabrechnungen.
Voraussetzung für automatisierte Buchungen sind vollständige und plausible Daten. Je Standort und Geschäftstag sollte feststehen, welche Informationen aus welcher Quelle vorliegen müssen. In „SAP S/4HANA RFNO“ werden Ausnahmen in einem Fehlermonitor gesammelt; erst validierte Geschäftstage gelangen in die Abrechnung und Buchung. Auch beim Abgleich von physischem Tankinhalt und Buchbestand können definierte Schwellenwerte Routinefälle automatisch abschließen und auffällige Differenzen zur Prüfung weiterleiten.
Nach Angaben von „Implico“ verarbeitet ein europäischer Betreiber mit rund 300 Stationen inzwischen mehr als eine Million Belege pro Jahr automatisch. Für eine von der „PRS Technologie Gesellschaft“ erstellte und vom „Fraunhofer IOSB-INA“ geprüfte Modellstudie zu einem Netz mit 100 Stationen wurden deutliche Zeiteinsparungen bei Provisions- und Kartenabrechnung sowie Bestandsführung und Buchhaltung errechnet. Diese Werte sind projektspezifisch. Für den Betrieb bleiben korrekte Stammdaten, dokumentierte Prozesse und klare Zuständigkeiten bei Ausnahmefällen entscheidend.
